Las comunidades de propietarios tienen la obligación de contar con un libro de actas que reflejen los acuerdos adoptados en las juntas de propietarios. Es una documentación que debe ser legalizada ante el Registro de la Propiedad.

Según el Colegio de Registradores de España, si se trata del primer libro, debe presentarse en el Registro de la Propiedad del lugar donde se encuentre la vivienda, junto con una instancia del presidente de la comunidad o de quien ostente la representación legal, con la firma legitimada ante notario o ante el propio registrador, donde se solicite su legalización.

El Registro tramitará el libro de actas, pondrá nota en el mismo de los datos de la legalización y dejará constancia de ello al margen del asiento donde figura inscrito el edificio al que corresponde dicha comunidad de propietarios. Sin embargo, si se trata de abrir un libro nuevo porque el libro se haya quedado sin hojas para rellenar o porque haya perdido o haya sido sustraído, se requiere también la comunicación de los propietarios o la aportación de la denuncia o del libro terminado. Esta documentación se debe presentar en el Registro de la Propiedad competente, que en un máximo de 5 días devolverá la documentación ya legalizada a la comunidad de propietarios.

El libro de actas debe estar custodiado siempre por el administrador de la finca.

Es interesante saber que todo propietario tiene derecho a consultar la documentación de la comunidad siempre dentro del ámbito de lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos.